Thói quen làm việc hiệu quả – Sự làm việc năng suất thực sự là khả năng tạo ra những kết quả có tác động đáng kể trong một khoảng thời gian ngắn.

Đây là loại năng suất mà quan trọng ở chỗ, không phải là công việc bận rộn nhưng không tạo ra tác động trong dài hạn.
Với những ai bị ám ảnh với hiệu suất làm việc thì tôi đã phát hiện ra 8 thói quen làm việc của những người làm việc năng suất cao. Những thói quen này giúp tôi đạt được những kết quả tốt nhất trong một ngày. Nếu bạn làm theo chỉ một hay hai trong số những thói quen dưới đây thì bạn sẽ thấy được hiệu suất làm việc của mình tăng cao vút.

Nội dung chính

Thói quen làm việc hiệu quả 1: Loại bỏ những thứ không quan trọng và Tập trung vào thứ quan trọng

task

Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn hãy:

  1. Viết ra những điều bạn dự định làm.
  2. Xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất, và sau đó xếp hạng tính quan trọng của chúng từ cao xuống thấp.
  3. Tự hỏi: “Liệu đây có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của mình không? Liệu những việc kia Bạn muốn thực hiện những việc quan trọng nhất của một ngày. Đối với những nhiệm vụ không quan trọng thì hãy đẩy chúng sang ngày muộn hơn hoặc loại bỏ chúng ra khỏi danh sách. Tới đây, học cách nói không thì vô cùng quan trọng.

Thói quen làm việc hiệu quả 2: Làm việc dựa trên nguyên tắc 80/20

Thói quen nói về ưu tiên tính hiệu quả trước, sau đó mới là tính năng suất.
Tính hiệu quả nghĩa là trở nên có chiến lược trong cách bạn đạt mục tiêu bằng việc tập trung vào những hành động có tác động mạnh mẽ nhất. Tính năng suất nghĩa là bạn làm các công việc một cách nhanh nhất và chính xác nhất.

80/20

Trong khi có rất nhiều thứ bạn có thể làm để theo đuổi mục tiêu thì hãy dồn năng lượng vào những nhiệm vụ nhỏ mà tạo ra sự ảnh hưởng sâu rộng. Với quy tắc 80/20 này, 20% các nhiệm vụ sẽ chiếm 80% những kết quả của một mục tiêu. 80% những nhiệm vụ còn lại thì chỉ chiếm 20% vào kết quả. Làm việc hiệu quả là tập trung vào 20% nhiệm vụ chìa khóa mà tạo ra những kết quả tối đa.

Điểm khác biệt giữa Thói quen 1 và 2 đó là với Thói quen 1, bạn tập trung vào những nhiệm vụ dẫn bạn đến với những mục tiêu quan trọng. Còn với Thói quen 2 thì bạn đi chiến lược hóa xa hơn bằng cách xác định những phương pháp giúp bạn đạt mục tiêu nhanh nhất. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.

Thói quen làm việc hiệu quả 3: Hãy nghỉ giải lao

Nghỉ ngơi

Bất kể bạn làm việc nhiều bao nhiêu thì sẽ có những lĩnh vực trong cuộc sống mà công việc không thể nào đáp ứng được như nhu cầu xã hội, tình yêu và sự nghỉ ngơi. Đừng quên nghỉ ngơi. Bạn có thể có vài phút nghỉ giải lao thường xuyên trong một ngày như mỗi giờ dành ra 5 phút để nhìn ra ngoài cửa sổ, vào nhà vệ sinh để tắm rửa thay quần áo, hoặc ngồi thiền khoảng 5 phút khi bạn cảm thấy mệt. Thỉnh thoảng hãy có một kỳ nghỉ. Chẳng hạn như cách vài tháng lại làm một chuyến đi cuối tuần hoặc là hãy làm nó khi bạn muốn tách ra khỏi thói quen thông thường. Làm như vậy sẽ giúp bạn duy trì được sự tập trung, kiểm tra và mãi giũa lại lưỡi cưa.

Thói quen làm việc hiệu quả 4: Loại bỏ sự sao lãng

Trong một thế giới mạng lưới sâu rộng ngày nay thì chúng ta phải đối mặt với sự sao lãng ở mọi nơi. Thật dễ dàng để ghé thăm các hồ sơ xã hội khi ta bị mất tập trung. Nhưng mỗi cái nhấp chuột thì ngốn mất 10-15 phút thời gian của bạn. Khi bước vào khu vườn có tường bao quanh Facebook thì ta bị cuốn vào một thế giới với các thông báo và cập nhật vô tận. Khi vào YouTube, chúng ta bị ngập chìm với vô số các video mà ta “có thể có hứng thú.”

laptop

Do những phiền nhiễu đó tăng lên, vì vậy hãy làm một cuộc kiểm tra hiệu suất. Hãy bắt đầu ngày làm việc và theo dõi mỗi khi bạn bị đánh lạc hướng sự chú ý. Điều gì khiến bạn bị sao lãng? Bạn mất bao nhiêu thời gian cho mỗi lần sao lãng đó? Tổng cộng thì bạn đã tốn bao nhiêu thời gian?

Khi làm cuộc kiểm kê này thì tôi mới nhận ra rằng Facebook đã lấy đi rất nhiều thời gian của mình. Trong khi tôi dùng các nhóm Facebook để tìm kiếm thông tin cho công việc thì thiết kế tổng thể của Facebook được tạo ra để khóa bạn vào, nên bạn thấy mình bị hút vào khu vườn có vách nhỏ của nó. Nó cũng tạo ra một vòng quay gây nghiện bởi vì bạn được “nhận thưởng” với một cảm giác hài lòng mỗi lần bạn trả lời một tin nhắn, không giống như việc kéo khe cắm của máy đánh bạc trong các trò chơi trúng thưởng. Sau khi nhận ra điều này, tôi ngừng dùng Facebook, chỉ thi thoảng đăng nhập để thu thập một số thông tin và kế đến là đăng xuất ngay sau đó.

Cái gì đang làm bạn sao lãng? Làm sao để bạn có thể loại bỏ chúng? Lưu ý là sử dụng những dụng cụ cũ và chạy chậm cũng có thể gây sao lãng như việc bạn chiến đấu với những trở ngại kỹ thuật vậy. Hãy nâng cấp phương tiện nếu chúng đang làm bạn chậm lại.

Thói quen làm việc hiệu quả 5: Hãy đặt ra một lịch trình

Mặc dù tôi thích quá trình làm một việc mà không cần tới hạn chót, nhưng có những công việc nhất định rất cần đến một lịch trình. Điều này đặc biệt đúng đối với những mục tiêu lớn, bởi bạn có thể kết thúc việc thực hiện chúng từ lâu. Một tiến trình sẽ giúp bạn giữ tập trung và biết ưu tiên các việc. Nó cũng sẽ giúp bạn không xa rời khỏi mục tiêu của mình.

Lên lịch trình
Lên lịch trình (Nguồn: giaiphapquan)

Mục tiêu ở đây không phải là sự hoàn hảo. Mục đích ở đây là để có được một cái gì đó thì bạn phải làm và cải thiện nó. Bạn muốn hoàn thành xong việc gì trong tháng này? Hãy thiết lập mục tiêu. Hãy chia nhỏ những mục tiêu của tháng ra thành những nhiệm vụ hàng tuần, sau đó là nhiệm vụ hàng ngày. Dùng danh sách nhiệm vụ này để chỉ dẫn các hoạt động hàng ngày của bạn. Nó sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những ngày của mình.

Thói quen làm việc hiệu quả 6: Hãy hòa mình vào dòng chảy của môi trường xung quanh

Trong khóa học về vượt qua sự trì hoãn, tôi đã dạy những người theo học tầm quan trọng của việc tạo ra nhịp chảy môi trường của mình. Một dòng chảy môi trường là một môi trường mà ở đó tạo cảm hứng cho bạn, giúp bạn đạt được đỉnh cao của hiệu suất làm việc.

Chẳng hạn, tôi mới tân trang lại phòng làm việc và nó đã giúp cải thiện năng suất của tôi lên đáng kể. Mặc dù phòng làm việc mới khá nhỏ (tầm 4-5m2) nhưng nó có mọi thứ mà tôi cần. Mọi thiết bị làm phim được thiết lập sẵn sàng để tôi có thể quay video phim bất cứ lúc nào. Tôi có một chiếc giá đỡ laptop đứng giúp cải thiện tư thế làm việc. Một tầm nhìn đẹp bên ngoài cửa sổ mang lại cho tôi niềm cảm hứng. Và tôi đã trang trí căn phòng với nhiều đồ trang trí đầy màu sắc giữ cho nó luôn sôi động.

Phòng làm việc
Phòng làm việc (Nguồn: bylinhngo)

Mặc dù không hẳn là như vậy nhưng môi trường đóng một vai trò quan trọng trong đầu ra năng suất của bạn. Một câu hỏi đặt ra cho bạn là: Môi trường làm việc của bạn có tạo cho bạn cảm hứng làm việc không? Nó có giúp bạn duy trì hiệu suất không? Nếu không thì bạn có thể thay đổi những gì để luôn duy trì được năng suất làm việc?

Thói quen làm việc hiệu quả 7: Hãy sử dụng thời gian bỏ túi

Thời gian bỏ túi là những khoảng thời gian ở giữa các hoạt động của bạn. Bạn thường có những khoảng thời gian bỏ túi khi chờ đợi ai đó, di chuyển đi lại, xếp hàng, hay chờ đợi công việc tiếp theo xảy đến.

đọc sách
Thời gian bỏ túi (Nguồn: 
nxbhanoi)

Mặc dù tôi làm việc ở nhà nhưng tôi vẫn hay đi lại, khi gặp bạn bè, dự sự kiện và có các buổi tọa đàm. Thay vì để thời gian cứ thế trôi qua thì tôi tận dụng quỹ thời gian bỏ túi đó cho công việc. Tôi đánh máy những bài báo trên đường đi. Tôi đem theo một cuốn sổ ghi chép để ghi nhanh lại những ý tưởng. Nếu tôi đang đi bộ hay đứng xếp hàng thì tôi sẽ tranh thủ nghe những postcard chứa nhiều thông tin. Có đôi khi tôi lại ngồi thiền để thanh lọc đầu óc.

Thật ngạc nhiên là tôi lại làm việc hiệu quả trong những khoảng thời gian bỏ túi đó. Vì tôi chẳng còn việc gì khác để làm nữa trong suốt khoảng 15, 30 hay 45 phút đó nên tôi có thể hoàn toàn tập trung vào thứ mình đang làm. Khi tôi còn học đại học thì tôi hay tranh thủ làm bài tập về nhà khi chờ giảng viên lên lớp. Làm như vậy giúp tôi hoàn thành được rất nhiều công việc và thường là tôi không còn bài tập về nhà sau khi ở trường nữa.

Hãy nhìn vào thời khóa biểu của mình. Thời gian bỏ túi của bạn như nào và làm thế nào để bạn có thể tối đa hóa chúng? Hãy có những việc sẵn sàng để làm trong những lúc đó, chẳng hạn như nghe podcast, đọc sách hay lên kế hoạch. Bạn sẽ rất ngạc nhiên trước khối lượng việc mình có thể hoàn thành xong trong một khoảng thời gian ngắn đến như vậy!

Thói quen làm việc hiệu quả 8: Tự động hóa

Với sự giúp đỡ của công nghệ mà ta có thể tự động hóa rất nhiều thứ. Thậm chí là khi không thể tự động hoàn toàn hết nhiệm vụ thì chúng ta vẫn có thể tự động hóa một phần của nó.

Tự động hóa
Tự động hóa (Nguồn: brandsvietnam)

Những thứ bạn phải làm thường xuyên là gì? Bạn có thể thay thế nó bằng tự động được không? Ví dụ như:

  1. Sắp xếp tổ chức email
  2. Xóa thư spam
  3. Thanh toán hóa đơn
  4. Thanh toán thuế
  5. Lên lịch các cuộc hẹn
  6. Bất cứ công việc lặp lại và nhiệm vụ cấp thấp nào

Khi bạn tự động hóa những nhiệm vụ diễn ra có định kỳ thì bạn có thể tận dụng thời gian cho những thứ quan trọng nhất.

Từ khoá liên quan:

  • thói quen làm việc hiệu quả
  • kinh nghiệm làm việc hiệu quả
  • cách làm việc hiệu quả của người nhật
  • chế độ làm việc hiệu quả
  • một ngày làm việc hiệu quả
  • cách làm việc nhanh nhẹn
  • cách làm việc nhóm hiệu quả
  • học làm việc
Nếu có ích, hãy chia sẻ:
Chuyên mục: Sống tốt hơn