Nếu bạn phải đối mặt với việc ‘’rượt đuổi’’ deadline mỗi ngày, hãy tham khảo những nguyên tắc dưới đây để quản lý công việc hiệu quả nhé!

Nội dung chính

Quản lý công việc hiệu quả: Hãy xác định mục tiêu

Chúng ta phải làm rõ với bản thân mình những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Khi biết rõ điều mình mong muốn và nắm được phương pháp để đạt mục tiêu, chúng ta sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn. Hãy áp dụng bảy bước sau:

  1. Lựa chọn và xác định mục tiêu
  2. Viết chúng ra giấy
  3. Ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu
  4. Liệt kê tất cả các việc cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra
  5. Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể
  6. Hành động theo kế hoạch
  7. Tự cam kết một phần nhiệm vụ mỗi ngày và tiến gần hơn đến mục tiêu
Quản lý công việc hiệu quả: Cần làm rõ những mục tiêu quan trọng với bản thân

Quản lý công việc hiệu quả: Cần làm rõ những mục tiêu quan trọng với bản thân

Quản lý công việc hiệu quả: Lập kế hoạch làm việc

Rõ ràng hành động luôn tốt hơn trì hoãn nhưng hành động không có kế hoạch chẳng thể dẫn tới thành công. Do đó, chúng ta phải lập kế hoạch làm việc – tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Việc lên kế hoạch chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả công việc.
Buổi tối là thời điểm thích hợp để lập kế hoạch. Dù bận rộn thế nào, hãy cố dành ra 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc, chúng ta sẽ sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

Quản lý công việc hiệu quả: Hành động không có kế hoạch không thể dẫn tới thành công

Quản lý công việc hiệu quả: Hành động không có kế hoạch không thể dẫn tới thành công

Quản lý công việc hiệu quả: Vận dụng nguyên lý 80/20

Nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là Pareto hoặc quy luật tối thiểu) cho rằng 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% nỗ lực. Chúng ta dễ lãng phí rất nhiều năng lượng và thời gian vào những việc tạo ra năng suất thấp trong khi chúng chỉ mang lại những kết quả nhỏ nhặt. Một phần nhỏ trong những gì chúng ta làm lại có một tầm quan trọng trổi vượt. Do vậy nếu tập trung vào những cái số ít trọng yếu ấy, chúng ta có thể kiểm soát được sự việc thay vì bị chúng kiểm soát, và nhân kết quả đạt được lên gấp nhiều lần.

Quản lý công việc hiệu quả: 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% nỗ lực

Quản lý công việc hiệu quả: 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% nỗ lực

Quản lý công việc hiệu quả: Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán và xác định được tầm quan trọng của hành động hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn. Diễn giả Dennis Waitley cho rằng: “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại, còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn.”

Quản lý công việc hiệu quả: Nghĩ về hậu quả giúp xác định tầm quan trọng của hành động

Quản lý công việc hiệu quả: Nghĩ về hậu quả giúp xác định tầm quan trọng của hành động

Quản lý công việc hiệu quả: Xác định những trở ngại chính yếu

Con đường dẫn đến mục tiêu không thể thiếu những chông gai trở ngại. Hãy tự hỏi và trả lời những câu sau: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của chúng ta?”, “Điều gì làm giảm hiệu quả việc?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?” và “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đề ra?” để tìm ra những yếu tố gây trở ngại. Thông thường 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, còn 20% là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta đạt mục tiêu trong thời gian ngắn hơn.

Quản lý công việc hiệu quả: Xác định những trở ngại giúp đạt mục tiêu nhanh hơn

Quản lý công việc hiệu quả: Xác định những trở ngại giúp đạt mục tiêu nhanh hơn

Quản lý công việc hiệu quả bằng cách dùng ma trận Eisenhower quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower được xem là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc. Để sử dụng ma trận Eisenhower, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng. Phân loại công việc và bỏ vào 4 mục sau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp và không quan trọng không khẩn cấp.

Quản lý công việc hiệu quả bằng ma trận Eisenhower

Quản lý công việc hiệu quả bằng ma trận Eisenhower

Quản lý công việc hiệu quả: Chia nhỏ công việc

“Làm thế nào để ăn hết một cái pizza?” Câu trả lời là chúng ta phải chia ra và ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy! Chúng ta phải biết chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ. Tâm lý chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp một công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

Quản lý công việc hiệu quả: Chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ như chia một cái pizza (Ảnh: pinterest)

Quản lý công việc hiệu quả: Chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ như chia một cái pizza (Ảnh: pinterest)

Quản lý công việc hiệu quả: Chuyên tâm với từng công việc

Vòng lặp “bắt đầu công việc rồi dừng lại, bắt đầu lại và dừng lại lần nữa…” làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc lấy lại động lực, lấy lại quán tính đến khi đạt được tiến độ cần thiết. Các nghiên cứu cho thấy rằng, việc dừng công việc rồi bắt đầu lại này gây gián đoạn và giảm hiệu quả so với hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu. Khi xây dựng được tinh thần kỷ luật để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ theo một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta sẽ có thể tăng hiệu quả công việc và hoàn tất những công việc khó trong thời gian tối ưu.

Quản lý công việc hiệu quả: Chỉ chuyên tâm vào một công việc cho đến khi hoàn tất (Ảnh: carolynhill)

Quản lý công việc hiệu quả: Chỉ chuyên tâm vào một công việc cho đến khi hoàn tất (Ảnh: carolynhill)

Quản lý công việc hiệu quả: Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên chính bản thân mình. Cách thức chúng ta tự nhủ – nói chuyện với bản thân – sẽ quyết định cảm xúc tích cực hay tiêu cực. Để là người thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân, chúng ta nên là người lạc quan với 3 phẩm chất quan trọng sau:

  • (1) Tìm điểm tốt và khía cạnh tích cực trong mọi tình huống
  • (2) Rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ những khó khăn, thất bại và
  • (3) Nghĩ giải pháp cho mọi vấn đề.
Quản lý công việc hiệu quả: Tạo động lực thúc đẩy hành động để làm việc hiệu quả hơn

Quản lý công việc hiệu quả: Tạo động lực thúc đẩy hành động để làm việc hiệu quả hơn

Quản lý công việc hiệu quả: Nghỉ ngơi đúng lúc

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế, chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó. Theo quy luật sinh học thông thường, năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8 – 9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi…mới có thể tái tạo nguồn năng lượng và nâng cao hiệu quả làm việc.

Bài viết liên quan:  Các kỹ năng trong cv để làm chủ sự nghiệp của bạn là gì?

hieu qua

 Tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi là việc nên làm (Ảnh: entrepreneur)

>> Quản lý thời gian hiệu quả bằng Ma trận Eisenhower

Nguồn: cachkhoinghiep

  • quản lý công việc hiệu quả bằng excel
  • trình bày kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
  • quản lý công việc nhân viên
  • kỹ năng quản lý công việc là gì
  • cách sắp xếp công việc hiệu quả
  • quản lý công việc cá nhân
  • cách xử lý công việc hiệu quả
  • cách sắp xếp công việc văn phòng
Nếu có ích, hãy chia sẻ: